Introduzione

In questo articolo imparerai cosa è la Matrice di Eisenhower e come puoi utilizzarla per aumentare la tua produttività gestendo al meglio il tuo tempo.

Una delle sfide più grandi è senza dubbio quella di utilizzare il tempo nella maniera più funzionale ed efficace. La vita lavorativa assorbe una gran parte del nostro tempo, spesso invadendo lo spazio della nostra vita personale. La connessione ad internet 24/7 spesso si traduce in un bombardamento di impulsi esterni, con il potere di distrarci a tal punto da minare la nostra stabilità psicologica e spirituale.

Il rischio è l’innesco di un circolo vizioso che finirà con l’abbassare la qualità della nostra vita.L’errore più comune che tutti facciamo è credere che dedicando più tempo ad una mansione, riusciremo ad ottenere più risultati. Niente di più sbagliato purtroppo.Per ottenere più risultati dobbiamo imparare ad organizzare i compiti da fare in funzione del tempo che queste richiedono.

La matrice di Eisenhower (ripresa più tardi da Covey nel libro 7 habits of highly effective people) è un mezzo perfetto per lavorare in questa direzione.

Vediamo insieme come funziona.

Gestione del tempo e procrastinazione

Quante volte abbiamo la sensazione di “non avere tempo”? Quante volte ci ritroviamo a ridosso di una scadenza avendo fatto poco o niente? Le cause possono essere le più varie, dalla mancanza di organizzazione, alla tendenza alla procrastinazione. Imprevisti e distrazioni fanno anche la loro parte. La notizia negativa può essere rivedersi in uno di questi quattro fattori. Quella positiva è che la matrice di Eisenhower si basa esattamente su queste quattro variabili e le utilizza per ottimizzare processo e risultati.

Spesso si tende a identificare il concetto di produttività con quello di stress e lavoro continuo. Questa definizione risuona più con un’idea ormai superata. La verità è che ognuno di noi può e deve stabilire il proprio paradigma di produttività. Questo è basato sul tipo di attività o obiettivo che si vuole raggiungere, sia questa la gestione di un’azienda o l’organizzazione della settimana. Il tipo di attività per la quale viene utilizzata, non ha nessuna influenza sulla modalità di utilizzo e funzionamento della matrice di Eisenhower.

Come funziona la matrice di Eisenhower

Come detto, la matrice di Eisenhower si basa su quattro variabili:

1. Urgente
2. Non Urgente
3. Importante
4. Non importante

Nella letteratura e su internet, questa matrice viene spesso raffigurata in quadranti. L’asse delle y riporta l’urgenza, quello delle x l’importanza. I quadranti che nascono dall’intersezione di questi fattori sono quindi:

1. Importante e urgente
2. Importante e non urgente
3. Non importante e urgente
4. Non importante e non urgente

Q1 – Importante e urgente

Le attività che rientrano in questo quadrante sono spesso non pianificabili, frutto di problemi ed imprevisti. Queste richiedono un’attenzione profonda e immediata. Le attività di questo tipo nella maggior parte dei casi non richiedono troppo tempo per essere portate a termine. La risoluzione nel minor tempo possibile disinnesca la sensazione di urgenza che, qualora rimandassimo l’attività, inquinerebbe la qualità del tempo e attenzione per il resto degli obbiettivi. È bene dunque provare ad esaminare e liquidare queste tasks come prima cosa nell’arco della nostra giornata.

Q2 – Importante e non urgente

Queste attività sono di sicuro le più importanti che abbiamo. L’importanza sta nel fatto che queste attività, se ben ponderate e pianificate, sono quelle che ci portano alla conquista dei nostri obiettivi settimanali, poi mensili e quindi annuali. Sto preparando un articolo sulla pianificazione a 1, 3 e 5 anni. Quando sarà pronto comparirà qui un link.

Al contrario delle precedenti, queste attività sono (e dovrebbero essere) pianificabili. Ciò vuol dire riservare degli slot nell’agenda giornaliera per esaminarle e lavorarle. Siamo portati a pensare che si debba pianificare un momento della giornata solo per attività pratiche. Niente di più sbagliato: le mansioni pratiche sono spesso frutto di decisioni e/o pianificazioni. Riservare una parte della giornata per prendere queste decisioni e pianificarle al meglio, ridurrà il tempo necessario per la mansione pratica (tutte le variabili sono già state sciolte), garantendo una qualità maggiore del prodotto finale. Cionondimeno, dedicare tempo alla decisione e pianificazione potrebbe anche portare all’evidenza che la mansione pratica non è in realtà necessaria, o magari è delegabile.

Q3 – Non importante e urgente

In questo quadrante rientrano due tipi di attività, entrambe richiedono di solito poco tempo. Il primo riguarda compiti che, dopo un’attenta analisi e pianificazioni, si rivelano urgenti ma non importanti. Questo li rende quindi delegabili.

L’altro tipo di attività proviene invece dall’esterno, da distrazioni e interruzioni. Queste possono essere chiamate, messaggi, e-mail. È importante giudicare lucidamente quando una chiamata rappresenta una priorità (e quindi rientra in Q1) e quando invece solo una distrazione. Questa scelta è resa difficile da diverse variabili, su tutte gli shots di dopamina che riceviamo quando portiamo a termine un’attività semplice ma non importante. La sfida, anche secondo Brian Tracy, è quella di resistere alla tentazione di lavorare a queste attività come prima cosa durante la nostra giornata. “Le piccole cose si moltiplicano” dice Tracy “e finiscono per occupare molto tempo e consumare molta energia.”

Q4 – Non importante e non urgente

Come lascia già presumere il nome, queste attività hanno il grado più basso di priorità. In questo quadrante possono rientrare tanto le distrazioni (internet, social ecc.), tanto quanto attività pratiche ma che non aiutano direttamente al raggiungimento degli obbiettivi prefissati. Non credo nell’assolutismo, nello specifico ritengo questo tipo di attività utili per bilanciare il carico di lavoro di una giornata o di un determinato periodo. Va da sé che per utilizzarlo in questo modo, sia necessaria una buona dose di onestà intellettuale e autodisciplina. È facilissimo cadere di nuovo nel tranello della dopamina e procrastinazione.

Come stabilire la tua lista di priorità

Intorno al 1895 Vilfredo Pareto (1848-1923), sociologo ed economista italiano, riuscì ad isolare una costante: in Italia l’80% dei possedimenti era posseduto dal 20% della popolazione. Allo stesso modo, l’80% della ricchezza era in mano al 20% della popolazione.

Questo concetto è stato ripreso in più momenti da diverse discipline, con la dicitura 80/20. Come ci torna utile nella gestione del tempo? Semplice, facendo in modo che l’80% dei risultati che desideriamo provengano dal 20% del tempo ad essi dedicato.

Brian Tracy propone un modo molto semplice quanto efficace di applicare la regola 80/20 nella stesura dei nostri obiettivi: come prima cosa stila una lista di 10 obiettivi che vuoi raggiungere alla fine della giornata. Poi scegline solo uno, secondo te il più importante, cancellalo da quella lista e scrivilo su un altro foglio. Tra i nove rimanenti scegli un altro obiettivo che ritieni importante. Cancellalo da quella lista e scrivilo sul foglio dove hai annotato l’altro. In totale hai quindi 2 obiettivi su 10, ossia il 20%. Quelli sono gli obiettivi che sicuramente devono stare nei quadranti 1 o 2. La scelta sarà dettata dall’urgenza. Gli altri otto possono essere suddivisi nei quadranti che ritieni più opportuni. Lavorerai a questi solo dopo aver risolto i primi due.

Come applicare la matrice di Eisenhower nella tua vita quotidiana

Per arrivare ad avere una lista di 10 obiettivi da raggiungere, dobbiamo aver chiaro quali sono i nostri obiettivi a medio e lungo termine. Ciò richiede una buona dose di autoconsapevolezza, nonché di indagine. Personalmente, ho giovato moltissimo dell’aiuto del journaling (leggi questo articolo per sapere di cosa parlo). In questo modo, una volta stabiliti i miei obiettivi a medio e lungo termine, ho potuto registrare i miei progressi e fallimenti. Sono riuscito ad evidenziare abitudini e tendenze positive e soprattutto quelle negative. Il passo successivo è stato quindi riuscire a formulare obiettivi realistici e soprattutto cruciali, utili per arrivare alle mete prefissate.

Quindi il mio primo consiglio è: prendete l’abitudine di registrare tutto ciò che fate nell’ambito dei progetti che scegliete di portare a termine.

Il passo successivo, una volta fissati gli obiettivi a lungo termine, sarà quello di stilare obiettivi mensili. Da questi si ricaveranno gli obiettivi settimanali e di conseguenza quelli giornalieri. Ecco qui che sarà più facile scegliere obiettivi realmente utili e realisticamente ottenibili.

Una volta fatto questo, potete applicare il suggerimento di Tracy, scegliendo prima l’obiettivo più importante, poi il secondo più importante.

A questo punto sarà solo una logica prosecuzione quella di suddividere i restanti obiettivi della lista nei quadranti della matrice di Eisenhower.

Conclusione

È la gestione degli impegni che definisce quanto tempo impiegheremo per portarli a termine. L’idea secondo cui dedicare più tempo voglia dire realizzare più obiettivi è un falso mito che dobbiamo allontanare dalla nostra mentalità. A guadagnarne saranno sicuramente la nostra produttività, il senso di soddisfazione e soprattutto lo stato di salute della nostra attività, impresa o progetto.

Prova ad applicare questi consigli nella tua vita quotidiana e fammi sapere nei commenti come ti sei trovato. Funziona? Hai dovuto rivoluzionare il tuo modo di fare?

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