De Eisenhower-matrix
In dit artikel leer je wat de Eisenhower-matrix is en hoe je deze kunt gebruiken om jouw productiviteit te verhogen door je tijd beter te beheren.
Een van de grootste uitdagingen is ongetwijfeld de tijd op de meest functionele en effectieve manier te gebruiken. Het beroepsleven neemt een groot deel van onze tijd in beslag en dringt vaak de ruimte van ons persoonlijke leven binnen. De 24/7 internetverbinding resulteert vaak in een bombardement van externe impulsen, met de kracht om ons af te leiden tot het punt dat onze psychologische en spirituele stabiliteit wordt ondermijnd.
Het risico is dat er een vicieuze cirkel ontstaat die uiteindelijk de kwaliteit van ons leven zal verminderen. De meest voorkomende fout die we allemaal maken, is te geloven dat door meer tijd aan een taak te besteden, we in staat zullen zijn om meer resultaten te bereiken. Helemaal fout. Om meer resultaten te krijgen, moeten we leren om de uit te voeren taken te organiseren volgens de tijd die ze nodig hebben.
De Eisenhower-matrix (later overgenomen door Covey in het boek 7 Habits of highly effective people) is een perfect middel om in deze richting te werken.
Laten we samen kijken hoe het werkt.
Timemanagement en uitstelgedrag
Hoe vaak hebben we het gevoel “geen tijd te hebben”? Hoe vaak komen we niet in de buurt van een deadline terwijl we weinig of niets hebben gedaan? De oorzaken kunnen de meest uiteenlopende zijn, van het gebrek aan organisatie tot de neiging tot uitstelgedrag. Onverwachte gebeurtenissen en afleidingen spelen ook een rol. Het negatieve nieuws is te zien in een van deze vier factoren. Het positieve is dat de Eisenhower-matrix precies op deze vier variabelen is gebaseerd en deze gebruikt om proces en resultaten te optimaliseren.
We hebben vaak de neiging om het concept van productiviteit te identificeren met dat van stress en continu werk. Deze definitie resoneert meer met een achterhaald idee. De waarheid is dat ieder van ons zijn eigen productiviteitsparadigma kan en moet vaststellen. Dit is gebaseerd op het type activiteit of doel dat u wilt bereiken, of het nu gaat om het management van een bedrijf of de organisatie van de week. Het type bedrijf waarvoor het wordt gebruikt, heeft geen invloed op de manier waarop de Eisenhower-matrix wordt gebruikt en bediend.
Hoe de Eisenhower-matrix werkt
Zoals gezegd is de Eisenhower-matrix gebaseerd op vier variabelen:
- Dringend
- Niet dringend
- Belangrijk
- Niet belangrijk
In de literatuur en op internet wordt deze matrix vaak in kwadranten weergegeven. De y-as geeft de urgentie weer, de x-as het belang. De kwadranten die voortkomen uit het snijpunt van deze factoren zijn daarom:
Q1 – Belangrijk en dringend
De activiteiten die in dit kwadrant vallen, zijn vaak ongepland, het gevolg van problemen en onvoorziene gebeurtenissen. Deze vereisen diepe en onmiddellijke aandacht. Dit soort activiteiten duren in de meeste gevallen niet te lang. De oplossing in de kortst mogelijke tijd dempt het gevoel van urgentie dat, als we de activiteit uitstellen, de kwaliteit van de tijd en aandacht voor de rest van de doelstellingen zou vervuilen. Het is daarom goed om te proberen deze taken in de loop van de dag eerst te onderzoeken en af te ronden.
Q2 – Belangrijk en niet urgent
Deze activiteiten zijn zeker de belangrijkste die we hebben. Het belang ligt in het feit dat deze activiteiten, mits goed doordacht en gepland, degenen zijn die ons ertoe brengen onze wekelijkse, vervolgens maandelijkse en vervolgens jaarlijkse doelen te bereiken. Ik ben een artikel aan het voorbereiden over 1-, 3- en 5-jarige planning. Als het klaar is, verschijnt hier een link.
In tegenstelling tot de vorige zijn deze activiteiten (en moeten) planbaar. Dit betekent het reserveren van plekken in de dagelijkse agenda om ze te bekijken en te verwerken. We hebben de neiging om te denken dat we een moment van de dag alleen voor praktische activiteiten moeten plannen. Niets is meer mis: praktische taken zijn vaak het resultaat van beslissingen en/of planning. Door een deel van de dag uit te trekken om deze beslissingen te nemen en ze zo goed mogelijk te plannen, zal de tijd die nodig is voor de praktische taak (alle variabelen zijn al opgelost), verkorten en een hogere kwaliteit van het eindproduct garanderen. Toch kan het besteden van tijd aan besluitvorming en planning ook leiden tot bewijs dat de praktische taak niet echt nodig is, of misschien kan worden gedelegeerd.
Q3 – Niet belangrijk en urgent
In dit kwadrant vallen twee soorten activiteiten, die beide doorgaans weinig tijd vergen. De eerste betreft taken die na zorgvuldige analyse en planning urgent, maar niet belangrijk blijken te zijn. Het is mogelijk dus, om deze activiteiten te delegeren.
Het andere type activiteit komt in plaats daarvan van buitenaf, van afleiding en onderbrekingen. Dit kunnen oproepen, berichten, e-mails zijn. Het is belangrijk om duidelijk te oordelen wanneer een oproep een prioriteit vertegenwoordigt (en dus binnen Q1) valt en in plaats daarvan slechts een afleiding is. Deze keuze wordt bemoeilijkt door verschillende variabelen, op alle dopamine-shots die we krijgen als we een eenvoudige maar niet belangrijke activiteit voltooien. De uitdaging, ook volgens Brian Tracy, is om de verleiding te weerstaan om overdag eerst aan deze activiteiten te werken. “De kleine dingen vermenigvuldigen zich”, zegt Tracy, “en nemen uiteindelijk een veel tijd en kost veel energie.”
Q4 – Niet belangrijk en niet urgent
Zoals de naam al doet vermoeden, hebben deze activiteiten de laagste prioriteit. Dit kwadrant kan zowel afleiding (internet, social media, etc.) als praktische activiteiten bevatten, maar die niet direct bijdragen aan het behalen van de gestelde doelen. Ik geloof niet in absolutisme, in het bijzonder geloof ik dat dit soort activiteiten nuttig zijn om de werklast van een dag of een bepaalde periode in evenwicht te brengen. Het spreekt voor zich dat om het op deze manier te gebruiken, een grote mate van intellectuele eerlijkheid en zelfdiscipline vereist zijn. Het is zo gemakkelijk om weer in de val van dopamine en uitstelgedrag te vallen.
Hoe u uw prioriteitenlijst kunt opstellen
Rond 1895 wist Vilfredo Pareto (1848-1923), de Italiaanse socioloog en econoom, een constante te isoleren: in Italië was 80% van de bezittingen in het bezit van 20% van de bevolking. Evenzo was 80% van de rijkdom in handen van 20% van de bevolking.
Dit concept is op verschillende momenten opgepakt door verschillende disciplines, met de woorden 80/20. Hoe helpt het ons bij timemanagement? Simpel, door ervoor te zorgen dat 80% van de resultaten die we willen, afkomstig zijn van 20% van de tijd die eraan wordt besteed.
Brian Tracy stelt een zeer eenvoudige en effectieve manier voor om de 80/20-regel toe te passen bij het schrijven van onze doelen: Maak eerst een lijst van 10 doelen die u aan het eind van de dag wilt bereiken. Kies er dan maar één uit, volgens jou de belangrijkste, streep het van die lijst af en schrijf het op een ander blad. Kies uit de negen overgebleven doelen een ander doel dat jij belangrijk vindt. Schrap het van die lijst en schrijf het op het blad waar je de andere hebt opgeschreven. In totaal heb je dus 2 goals op 10, oftewel 20%. Dat zijn de doelstellingen die zeker in kwadrant 1 of 2 moeten staan. De keuze zal worden bepaald door urgentie. De overige acht kun je onderverdelen in de kwadranten die volgens jou het meest geschikt zijn. Je gaat hier pas aan werken nadat je de eerste twee hebt opgelost.
Hoe pas je de Eisenhower-matrix in jouw dagelijks leven toe?
Om een lijst met 10 te bereiken doelen te krijgen, moeten we duidelijk zijn over onze doelen op middellange en lange termijn. Dit vereist een groot deel van het zelfbewustzijn en onderzoek. Persoonlijk heb ik veel baat gehad bij de hulp van het bijhouden van een dagboek (lees dit artikel om erachter te komen waar ik het over heb). Op die manier kon ik, zodra mijn doelen op middellange en lange termijn waren vastgesteld, mijn voortgang en mislukkingen volgen. Ik was in staat om positieve gewoonten en trends en vooral negatieve te benadrukken. De volgende stap was dan ook om realistische en vooral cruciale doelstellingen te kunnen formuleren, bruikbaar om de gestelde doelen te bereiken.
Dus mijn eerste advies is: maak er een gewoonte van om alles wat je doet vast te leggen als onderdeel van de projecten die je wilt voltooien.
De volgende stap, als de langetermijndoelen zijn vastgesteld, is het opstellen van maanddoelen. Hieruit zullen we de wekelijkse doelen en dus de dagelijkse doelen afleiden. Hier zal het gemakkelijker zijn om doelen te kiezen die nuttig en realistisch haalbaar zijn.
Zodra dit is gebeurd, kunt u de suggestie van Tracy toepassen, waarbij u eerst het belangrijkste doel kiest en vervolgens het op één na belangrijkste.
Op dit punt is het niet meer dan een logisch vervolg om de overige doelstellingen van de lijst op te delen in de kwadranten van de Eisenhower-matrix.
Conclusies
Het is het beheer van verbintenissen dat bepaalt hoelang het duurt om ze te voltooien. Het idee dat meer tijd besteden betekent dat we meer doelen bereiken, is een valse mythe die we uit onze mentaliteit moeten verwijderen. Onze productiviteit, het gevoel van tevredenheid en vooral de gezondheid van ons bedrijf, bedrijf of project zullen er zeker aan winnen.
Probeer deze tips in je dagelijkse leven toe te passen en laat me in de reacties weten hoe je jezelf vond. Het werkt? Moest je een revolutie teweegbrengen in je manier van doen?
Vond je dit artikel leuk? Dit vind je ook leuk:
